Avertizor de integritate

Article: Avertizor de integritate

Pentru a ne asigura conformarea și îndeplinirea obligațiilor ce decurg din legea numărul 361/2022 privind protecție avertizorilor în interes public, printre care și înființarea unui birou intern de raportare/ reclamații, noi, Deutsche Bahn Cargo România, am desemnat drept canal de comunicare/efectuare plângeri departamentul DB Cargo Compliance.

Canale de comunicare interne

Procedura de raportare a DB Cargo AG oferă mai multe canale pentru comunicarea eventualelor nereguli sau încălcări ale legii:

  • Sistemul electronic de raportare al Grupului DB: BKMS
  • Departamentul DB Cargo Compliance – Ofițer de Compliance: Dr. Bettina Wunsch-Semmler

Aici puteți raporta o suspiciune specifică de încălcare gravă a legilor și a regulilor DB.

Pentru a putea procesa reclamațiile/raportările dvs. cât mai rapid și mai cuprinzător posibil, este important ca raportul să conțină cât mai multe informații specifice posibil. Va fi util dacă luați în considerare cele cinci întrebări: Cine? Ce? Când? Unde? De ce?

Canale de comunicare externe

În calitate de avertizor de integritate, aveți dreptul să alegeți între trimiterea unei raportări către un canal de raportare intern sau extern. Raportările interne sunt, de regulă, cel mai scurt mod de a procesa plângerile.(https://avertizori.integritate.eu)

FAQ: Întrebări și răspunsuri privind sistemul de avertizare

Cine poate trimite o raportare?

Avertizorul poate fi orice angajat sau persoană aflată într-o poziție asimilată, care a obținut informații despre încălcări de reguli în cadrul activității lor profesionale sau înainte de începerea activității lor profesionale. Partenerii de afaceri, clienții și alte terțe părți care au luat cunoștință de încălcări în timpul activităților lor profesionale cu Deutsche Bahn Cargo România pot, de asemenea, să utilizeze canalele de raportare a neregulilor. 

Ce tipuri de nereguli pot fi raportate de avertizor prin canalele interne de comunicare? 

Biroul intern de raportare este obligat prin lege să investigheze toate rapoartele privind încălcările  ce fac obiectul legii naționale privind protecția avertizorilor. (https://lege5.ro/App/Document/geztcmrtgu3tm/legea-nr-361-2022-privind-protectia-avertizorilor-in-interes-public).

Biroul intern de raportare nu este responsabil pentru plângerile clienților cu privire la produsele și serviciile Deutsche Bahn Cargo România și ale filialelor sale; acestea nu constituie rapoarte de denunțare. În acest scop, vă rugăm să contactați: Office.Ro@deutschebahn.com. 

Cum funcționează protecția avertizorului de integritate când face o raportare?

Centrul de raportare trebuie să păstreze confidențialitatea atât a persoanei care face raportul, cât și a persoanei care face obiectul raportului pe parcursul întregii proceduri. Identitatea denunțătorului și a persoanelor în cauză este tratată în mod confidențial în conformitate cu legislația națională privind protecția avertizorilor și este divulgată numai persoanelor responsabile de primirea raportărilor sau de monitorizare a măsurilor luate. Avertizorii sunt protejați în special împotriva represaliilor și a discriminării, spre exemplu împotriva măsurilor disciplinare sau a concedierilor din cauza raportării. Amenințarea sau tentativa de discriminare este, de asemenea, interzisă. Această protecție nu se aplică în cazul în care denunțătorul a raportat în mod intenționat sau din neglijență gravă informații incorecte sau false prin intermediul sistemului de avertizare.

Cât durează verificarea raportării?

Durata verificării poate dura de la câteva zile până la câteva luni. Depinde de domeniul de aplicare și complexitatea problemei.

Care este procedura aplicată pentru verificarea raportării? 

La primirea raportului dumneavoastră, acesta va fi mai întâi verificat pentru validitate de către persoanele autorizate ale biroului intern de raportare, în concret, se va verifica dacă obiectul raportării este în conformitate cu legea națională privind protecția avertizorilor și dacă există suficiente indicii privind o încălcare de reguli. În cazul în care, după evaluarea inițială a faptelor raportate, biroul intern de raportare presupune că există motive suficiente pentru suspiciunea unei încălcări, pot fi inițiate măsuri de urmărire adecvate pentru a clarifica în continuare faptele, de exemplu, interviurile interne.

Ca avertizor, voi primi informații despre stadiul raportării mele?

Persoana care efectuează raportarea va primi feedback cu privire la stadiul prelucrării raportului său în decursul perioadei de anchetă. Veți primi confirmarea de primire a raportului în termen de cel mult șapte zile de la depunerea acestuia. În termen de trei luni de la primirea raportului, veți primi feedback cu privire la orice măsuri de urmărire planificate sau deja luate și motivele pentru acestea.

Pot face o raportare anonimă?

Aveți și opțiunea de a trimite un raport în mod anonim. Rapoartele primite în mod anonim vor fi, de asemenea, investigate de către centrul intern de raportare, atât cât permit informațiile primite. Un raport non-anonim este de preferat, deoarece posibilitatea de a conlucra crește și rata de clarificare. Cu toate acestea, dacă - din orice motiv - un raport non-anonim pare prea nesigur, vă rugăm să raportați anonim la raportându-vă cele mai bune cunoștințe și convingeri pe care le dețineți.

Ce se întâmplă cu datele pe care le-am furnizat în cadrul raportării?

Datele pe care le furnizați vor fi stocate în mod confidențial și în conformitate cu reglementările privind protecția datelor pe parcursul întregului proces. Accesul la aceste date este limitat exclusiv la angajații biroului intern de raportare și poate fi transmis numai biroului responsabil pentru clarificarea suplimentară a faptelor în cazurile excepționale reglementate prin lege. În astfel de cazuri, biroul de raportare trebuie să informeze avertizorul în prealabil cu privire la divulgare. În cazul în care divulgarea identității denunțătorului este necesară pentru măsuri ulterioare de urmărire, trebuie obținut consimțământul scris al acestuia înainte de divulgare. Documentația va fi ștearsă la trei ani de la finalizarea procedurii. Poate fi necesară și păstrarea documentației pentru o perioadă mai lungă de timp pentru a îndeplini cerințele prezentei legi sau ale altor dispoziții legale.

(https://www.dbcargo.com/rail-de-en/privatpolicy)

Am întrebări sau îngrijorări suplimentare privitor la depunerea unei raportări.

Dacă aveți nevoie de informații suplimentare înainte de a trimite un raport, vă rugăm să contactați Responsabilul nostru cu Conformitatea. Acest lucru se va face în condiții de confidențialitate.

Mai multe informații despre Centrul de Raportare DB Cargo AG pot fi găsite pe site-urile DB Cargo AG Internet și Intranet: https://www.dbcargo.com/rail-de-en/unternehmen/compliance